Trier mes papiers : mode d'emploi

Qui n'a pas un jour été agacé de ne pas retrouver un document administratif parce qu'il n'était pas ou mal classé ?

Le classement des papiers est souvent une corvée dont nous nous passerions bien, pourtant c'est une étape nécessaire pour gérer administrativement tous les différents domaines de notre vie quotidienne : logement, budget, santé, emploi, retraite....etc.

Profitez-en pour établir votre budget annuel !

La bonne organisation de votre classement vous facilitera l'accès aux documents et vous permettra dans certaines situations de justifier vos droits, apporter les preuves de paiement....etc.

Pour vous aider dans cette tâche nous vous proposons de procéder de la manière suivante :

Matériel à prévoir (à titre indicatif) :

• Perforatrice,
• Classeur largeur 7.5 cm avec intercalaires et pochettes plastiques transparentes,
• Pochette à rabat cartonnée ou plastique,
• Valise métallique avec dossiers suspendus. Ce type de rangement peut être réservé aux papiers importants. Il a pour avantage de pouvoir être fermé à clé et d'être transporté facilement (pratique également en cas de départ inopiné),
• Boîte d’archivage en plastique (plus résistante) ou en carton (moins chères mais largement moins costauds).

Comment faire lorsque je reçois des factures à payer ?

Pour éviter des indemnités de retard de paiement, n’oubliez pas de les payer dans les délais. Pour cela :

• Les laisser en évidence, ne les rangez pas,
• Mettre celles dont la date d'échéance est la plus proche au-dessus,
• Mettre le numéro du chèque et la date de paiement sur la facture lorsque elle est réglée cela facilitera les recherches en cas de litige.

Si vous savez d'avance que vous n'arriverez pas à respecter l'échéance, n'hésitez pas à contacter le créancier pour lui faire part de vos difficultés et trouver ensemble une solution (étalement du règlement ou délai supplémentaire).

Conseil : lorsque vous achetez un objet sous garantie faites une photocopie du ticket de caisse (preuve d’achat) car l’encre s'efface avec le temps.

Dans tous les cas, nous vous conseillons de mensualiser toutes vos charges fixes et d'opter pour le règlement automatique. Ce système a un double avantage ; il vous permet d'une part, de répartir vos dépenses sur 10 mois et  d'avoir ainsi un budget plus ou moins linéaire.

D'autre part, vous éviterez peut-être des indemnités de retards voire des rejets et des frais bancaires si votre compte n'est pas suffisamment alimenté.

Comment classer mes documents administratifs ?

• Classer les papiers administratifs de suite ou les mettre dans une pochette en vrac que vous trierez et classerez tous les 1, 3, 6 mois (plus cette durée est courte moins le travail sera fastidieux).

Quelles questions se poser avant de démarrer le classement ?

• Combien de fois sera t-on amené à consulter le document ? Une fois par mois, une fois tous les semestres, une fois par an, occasionnellement, jamais,
  
  
• Quelle est la quantité de documents qui sera générée par thème ? Cet élément vous guidera sur le choix du type de classement.

Conseils d’ordre général

• Les papiers doivent être faciles d’accès et clairement identifiés,
• Trier tout d’abord par thème (faites des paquets),
• Classer les documents par ordre chronologique le plus récent au-dessus.

Quand faut-il jeter ou archiver ?

Lorsque le contenant est plein, archivez ce qui doit être conservé et jetez ce qui peut l’être. Consultez notre Fiche Mémo Pratique "Combien de temps garder les papiers ?".

Si vous jetez des papiers veillez à ne pas mettre les documents avec des codes, identifiants, mots de passe…etc., dans la poubelle.
Vous pouvez les déchirer ou les découper et les répartir dans différentes poubelles. On peut aussi les mettre dans l’eau pour dissoudre l’encre ou utiliser un destructeur de papier (son achat se justifie si vous avez une grande quantité de papiers à détruire).